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Di ONE Line Container

Software T-Document per aziende di logistica e distribuzione; Gestione integrata della bolla di consegna

In un mondo sempre più globalizzato in cui le imprese hanno smesso di essere solo imprese locali per servire i clienti in qualsiasi parte del mondo, la competitività è diventata uno degli obiettivi più discussi e ricercati delle imprese. Offrire soluzioni che non solo soddisfino le aspettative dei clienti, ma le superino, e fornire un servizio di qualità ai propri consumatori sono due fattori fondamentali da considerare quando si avvia qualsiasi tipo di attività. Negli ultimi anni ha assunto un ruolo sempre più importante il “Document Software” o “Document Management Software”, termine che indica un’ampia gamma di applicazioni, soluzioni o sistemi utilizzati per migliorare la gestione dei processi aziendali relativi a tutti i tipi di documenti.

Le odierne tecnologie dell’informazione e la loro applicazione a fini aziendali possono far emergere un’azienda e distinguersi chiaramente dalla concorrenza. Grazie alle numerose opzioni tecnologiche che il mercato offre oggi, le organizzazioni possono conoscere meglio il proprio pubblico di destinazione, accelerare i processi aziendali, ridurre i costi e trasformare i propri dipendenti in un team più produttivo ed economico.

L’uso della tecnologia può migliorare qualsiasi impresa. Tuttavia, esistono settori di attività in cui le aziende non potrebbero nemmeno competere in un mondo globalizzato se non disponessero di un’infrastruttura IT intelligente. È il caso del settore Logistica e Distribuzione. È stato infatti dimostrato che le aziende con ampi reparti logistici sono le più avanzate tecnologicamente. Per le aziende di logistica e distribuzione sarebbe impensabile condurre la propria attività senza problemi senza essere supportati da una sofisticata soluzione software documentale.

Perchè è questo? Perché solo una frazione dei costi di una società di distribuzione è per il trasporto di merci dal punto A al punto B. I costi effettivi dove c’è un potenziale di risparmio riposano in altre aree. È in queste aree che l’implementazione della tecnologia, in particolare del software documentale, può aiutare a ridurre i costi e semplificare i processi.

Il problema documentale più comune: la gestione delle bolle di consegna

Una delle aree più critiche per le aziende di logistica ha a che fare con l’intero processo di gestione delle bolle di consegna. Fino a poco tempo fa, la progettazione delle bolle e dei relativi documenti veniva eseguita con carta prestampata o documenti statici con il conseguente spreco di carta e tempo coinvolti nella produzione di ogni bolla di consegna. Molte aziende, infatti, continuano a utilizzare queste procedure obsolete, che hanno un’influenza diretta sull’immagine aziendale di un’azienda e sulla qualità del servizio che offre ai propri clienti.

La distribuzione delle bolle di consegna è un’altra area critica per le aziende di logistica, poiché in molti casi vengono stampate da più delegazioni, il che incide notevolmente sul consumo delle linee di comunicazione. Se un’applicazione potesse supportare ambienti centralizzati e distribuiti (a seconda delle necessità) e potesse gestire l’intero processo di gestione e consegna dei documenti, il problema sarebbe risolto e anche il tempo dedicato alla gestione delle bolle di consegna sarebbe notevolmente ottimizzato.

Quando le merci vengono consegnate o vengono eseguiti i servizi, i clienti firmano le ricevute delle transazioni e le restituiscono all’azienda per essere archiviate ed eventualmente recuperate in un secondo momento, se necessario. Per facilitare queste transazioni è fondamentale disporre di una soluzione software documentale facilmente integrabile con i processi aziendali esistenti e in grado di digitalizzare e archiviare automaticamente ciascuno di questi documenti in banche dati dedicate a questo scopo.

L’importanza di una soluzione software documentale unica e completa

Implementando soluzioni software documentali, le aziende di logistica semplificheranno e ottimizzeranno i loro processi amministrativi, senza doversi limitare alle singole parti, come la stampa delle bolle di consegna, ma integreranno e snelliranno anche i processi aziendali correlati e quindi risponderanno in modo più rapido ed efficiente ai propri clienti. Con questo in mente, un’azienda dovrebbe prima dare un’occhiata più da vicino alle aree aziendali coinvolte per determinare le sue esatte esigenze in materia di tecnologia documentale.

Una volta determinati i requisiti di gestione documentale, è importante valutare le diverse opzioni software documentali presenti sul mercato che meglio soddisfano le esigenze dei settori Logistica e Distribuzione, e corrispondono ad ogni singolo requisito riscontrato, come generazione, distribuzione e archiviazione di bolle di consegna e documenti correlati e assicurarsi che il software documentale scelto non solo svolga molto bene alcune attività specifiche, ma si integri perfettamente anche con altri processi esistenti. La scelta finale dovrebbe essere una soluzione completa che permetta alle aziende logistiche e di distribuzione di coprire tutte le loro specifiche esigenze di documentazione, dove la gestione delle bolle di consegna è uno dei loro processi aziendali core, ma non l’unico dove flessibilità, integrabilità con il business dell’azienda applicazioni e scalabilità,

Inoltre, le aziende di logistica potrebbero migliorare l’impatto delle loro campagne di marketing con pubblicità mirata Transpromo, un processo in cui i messaggi pubblicitari personalizzati sono incorporati direttamente nei documenti transazionali (bolle di consegna, ricevute, contratti, ecc.) basati su dati specifici del cliente.

È possibile trovare diversi programmi software o soluzioni complete che coprono le esigenze o le imprese logistiche e di distribuzione, ma questa non è una scelta facile, poiché l’implementazione di software documentale può influire sui processi aziendali esistenti. Pertanto, la scelta migliore per la maggior parte delle imprese di logistica e distribuzione sarà una soluzione software specifica e unica per la logistica e la distribuzione, composta da applicazioni standard completamente integrate, che coprano l’intero ciclo di elaborazione delle bolle di consegna, dalla progettazione, generazione, archiviazione e distribuzione di documenti stampati. documenti via fax e-mail e copre anche la creazione di documenti in tempo reale in ambienti Web, documenti firmati elettronicamente, archiviazione indicizzata e recupero on-line istantaneo.

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