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Software T-Document para empresas de logística y distribución; Gestión integrada de la nota de entrega

En un mundo cada vez más globalizado donde las empresas han dejado de ser solo empresas locales para servir a clientes en cualquier parte del mundo, la competitividad se ha convertido en uno de los objetivos más discutidos y buscados de las empresas comerciales. Ofrecer soluciones que no solo cumplan con las expectativas de los clientes, sino que las superen, y brindar un servicio de calidad a sus consumidores son dos factores fundamentales a considerar a la hora de iniciar cualquier tipo de negocio. “Software de Documentos” o “Software de Gestión de Documentos”, término que representa una amplia gama de aplicaciones, soluciones o sistemas utilizados para mejorar la gestión de los procesos de negocio relacionados con todo tipo de documentos, ha adquirido un papel cada vez más importante en los últimos años.

Las tecnologías de la información actuales y su aplicación a fines comerciales pueden hacer que una empresa se destaque y se distinga claramente de la competencia. Gracias a las múltiples opciones tecnológicas que ofrece el mercado hoy en día, las organizaciones pueden conocer más sobre su público objetivo, acelerar sus procesos comerciales, reducir sus costos y convertir a sus empleados en un equipo más productivo y rentable.

El uso de la tecnología puede mejorar cualquier empresa. Sin embargo, hay sectores empresariales en los que las empresas ni siquiera podrían competir en un mundo globalizado si no tuvieran una infraestructura de TI inteligente. Este es el caso del sector de Logística y Distribución. De hecho, está demostrado que las empresas con grandes departamentos logísticos son las más avanzadas tecnológicamente. Para las empresas de logística y distribución sería impensable hacer funcionar su negocio sin problemas sin contar con el respaldo de una sofisticada solución de software de documentos.

¿Por qué es esto? Porque solo una fracción de los costos de una empresa de distribución se destina al transporte de mercancías desde el punto A al punto B. Los costos reales en los que existe un potencial de ahorro descansan en otras áreas. Es en estas áreas donde la implementación de tecnología, especialmente el software de documentos, puede ayudar a reducir costos y simplificar procesos.

El problema documental más común: gestión de albaranes

Una de las áreas más críticas para las empresas de logística tiene que ver con todo el proceso de gestión de los albaranes. Hasta hace poco, el diseño de los albaranes y documentos relacionados se realizaba con papel preimpreso o documentos estáticos con el consiguiente desperdicio de papel y tiempo que implicaba la elaboración de cada albarán. De hecho, muchas empresas siguen utilizando estos procedimientos obsoletos, que influyen directamente en la imagen corporativa de una empresa y en la calidad del servicio que ofrece a sus clientes.

La distribución de los albaranes es otro ámbito crítico para las empresas de logística, ya que en muchos casos son impresos por varias delegaciones lo que repercute enormemente en el consumo de las líneas de comunicación. Si una aplicación pudiera admitir entornos centralizados y distribuidos (según lo que se necesite) y pudiera administrar todo el proceso de administración y entrega de documentos, el problema se resolvería y el tiempo dedicado a administrar las notas de entrega también se optimizaría considerablemente.

Cuando se entregan los bienes o se realizan los servicios, los clientes firman los recibos de las transacciones y los devuelven a la empresa para que sean archivados y posiblemente recuperados en una fecha posterior si es necesario. Para facilitar estas transacciones, es fundamental contar con una solución de software documental que se pueda integrar fácilmente con los procesos de negocio existentes y sea capaz de digitalizar y almacenar automáticamente cada uno de estos documentos en bases de datos dedicadas a tal fin.

La importancia de una solución de software de documentos única y completa

Al implementar soluciones de software documental, las empresas de logística simplificarán y optimizarán sus procesos administrativos, sin tener que limitarse a partes únicas, como imprimir notas de entrega, sino que también integrarán y agilizarán los procesos comerciales relacionados y, por lo tanto, responderán de manera más rápida y eficiente a sus clientes. Teniendo esto en cuenta, una empresa primero debe observar más de cerca las áreas comerciales involucradas para determinar sus necesidades exactas con respecto a la tecnología documental.

Una vez determinados los requisitos de gestión documental, es importante evaluar las diferentes opciones de software documental presentes en el mercado que mejor satisfacen las necesidades de los sectores de Logística y Distribución, y que respondan a cada uno de los requisitos encontrados, como la generación, distribución y almacenamiento de notas de entrega y documentos relacionados, y asegúrese de que el software de documentos de su elección no solo cumpla muy bien algunas tareas específicas, sino que también se integre a la perfección con otros procesos existentes. La elección final debe ser una solución completa que permita a las empresas de logística y distribución cubrir todas sus necesidades específicas de documentación, donde la gestión de las notas de entrega es uno de sus procesos de negocio centrales, pero no el único donde la flexibilidad, la integrabilidad con el negocio de la empresa. aplicaciones y escalabilidad,

Además, las empresas de logística podrían mejorar el impacto de sus campañas de marketing con publicidad Transpromo dirigida, un proceso en el que los mensajes publicitarios personalizados se integran directamente en documentos transaccionales (albaranes, recibos, contratos, etc.) basados ​​en datos específicos del cliente.

Puede encontrar diversos programas de software o soluciones completas que cubran las necesidades de las empresas de logística y distribución, pero esta no es una opción fácil, ya que la implementación de software de documentos puede afectar los procesos comerciales existentes. Por lo tanto, la mejor opción para la mayoría de las empresas de logística y distribución será una solución de software de distribución y logística única y específica, compuesta de aplicaciones estándar totalmente integradas, que cubran todo el ciclo de procesamiento de albarán de entrega, desde el diseño, generación, archivo y distribución de impresos. documentos a través de correo electrónico y fax, y cubre también la creación de documentos en tiempo real en entornos web, documentos firmados electrónicamente, almacenamiento indexado y recuperación instantánea en línea.

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